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时间:2020-04-13 11:10       来源: 未知

  安信4官网采购管理制度及采购流程_生产/经营管理_经管营销_专业资料。采购管理制度及采购流程 一、目的: 规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利 进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的 资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、

  采购管理制度及采购流程 一、目的: 规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利 进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的 资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 (一)总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率, 制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依 据开展工作。 (二)基本流程:采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价 —采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划 对账—财务结算 (三)采购流程图如下: 采购需求 审批流程 寻找供应商 询价比价议价 采购洽淡 签采购合同 付款审批流程 下采购订单 交货验收 验收合格 验收不合格 计划对帐 入库 退、换货 财务结算 四、制度细则 (一)采购需求的提请 1、定义:采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一 种或几种物品,并按照规定的格式填写,按照即定流程申请 获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图: 由需求部门填写,按着公司规定的申请单格式,认真详细、清楚的填写采 购申请单各项数据(重点要素见细则要求)。填写后由填写人签字确认。 填报申请单 由需求部门经理(负责人)进行审核,对申请采购的物品用途、数量、规 格等进行审核确认,签字后提交上一级主管领导。 部门审核 总经理签字批准后,交由采购部进行采购。 总经理 采购部收到经过签字批准的采购申请书,要对申请书的内容进行核对,并 与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、 采购部 采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后,进入采购环节。 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素: ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 请购的部门; 请购物品所属项目; 请购的用途; 请购的物品名; 请购的物品数量; 请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购物品的需求时间; 请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人; 请购的部门负责人; 请购单的审核人; 财务审核人; 公司总经理。 4、请购单及其提请规定 ? 请购单应按照要素填写完整、清晰 核批准后报采购部门。 ? 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请 购部门备份。 ? 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的 形式进行提交,同时清单的电子文档也需一并提交。 ,由公司领导审 ? 遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况, 可以电话、 邮件或其他形式请示, 征得同意后提报采购部门, 签字确认手续后补。 ? 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品, 申请部门必须作出书面说明。 ? 请购单使用公司规定的统一表单,请购部门有更改和 补充的,应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 5、公司物资申请采购的提请部门 ? 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他 物品由生产部门提请。 ? 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物 品由生产部门提请。 ? 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公 项目由行政部门提请。 ? 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。 6、请购单的接收 ? 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规 定填写完整、清晰,检查请购是否经过公司领导审批。 ? 接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完 整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积 压的物资不采购的原则。 ? 联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存,核对采 购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。 ? 对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采 购的部门。 7、请购单的分工处理 ? 核对过的请购单,采购部应按照人员分工和岗位职责 进行分工处理。 ? 对于紧急采购项目应优先处理。 ? 无法按照申请部门需求日期完成采购的,应通知申请 部门。 ? 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 8、采购周期的规定 ? 周 期。 ? 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批 流程,以便采购部门能按时完成采购。 ? 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明 原因。 ? 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策 略。 (二)询价及其规定 ? 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称, 了解其技术要求,遇到问题要应及时与请购部门沟通。 ? 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购 包采购。 ? 对于紧急请购项目应优先处理。 ? 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价, 原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。 ? 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同,成本 较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品, 一经被选用,做绩效考核加分。 对于请购部门需求的物品, 采购人员在采购过程中应该发现,采购物品有新产品 可替代,而未与请购部门进行沟通的,采购也应负责。采购对使用部门提出修改 性建议,一经被选用,做绩效考核加分,使用部门相应的减分。 ? 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采 购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标 单位的基本情况,提报公司领导批准方可询价或发放标书。 ? 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询 价。 ? 除固定资产外,根据单次采购金额的不同,选择供应 商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不 同。金额大的,公司相关领导参与监督。 ? 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质 和实力,具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。 ? 比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟 定完整的招标文件格式进行询价。 ? 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 (三)比价、议价 ? 对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行 确认。 ? 对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他 厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出。 ? 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导 汇报情况,设定议价目标或理想中标价格。 ? 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资 质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方 面的实力等。 ? 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位 进行价格及条件的进一步谈判。 (四)比价、议价结果汇总 ? 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后 方可汇总。 ? 比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、 工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理 由,按照一定顺序逐一审核。 ? 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或 重新处理。 (五)合同的签订及其规定 (1)合同正文应包含的要素 ? 合同名称、编号、签订时间、签订地点。 ? 采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总 额,清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。 ? 包装要求,备品备件包装运输要求。 ? 合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注 明。 ? 付款方式。 ? 交货期。 ? 质量保证期。 ? 质量要求及规范。 ? 违约责任和解决纠纷的办法。 ? 双方的公司信息。 ? 其他约定。 (2)合同签订及其规定 ? 如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任。 ? 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。 ? 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时, 务必请厂商派代表来场协助清点。 ? 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商 延长产品质保期。 ? 详细约定发票的提供时间及要求。 ? 针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合 同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金 的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。 ? 与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付 款。 ? 违约责任一定要详细、具体。 ? 工 作。 ? 合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审 查。 ? 合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合 同章方可生效。 ? 签订的所有合同应及时报送财务部门。 比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订 (六)付款及合同执行 (1)付款流程 采购物品到货检验并办理入库手续后,根据与供应商签定的期限,采购负 责人核对采购帐目。备好各项资金审报材料。 采购人对帐 由采购部经理进行审批、审核。签字确认并上报上一级领导。 采购部审批 由主管生产副总或总经理进行签字批准。 副 总/经 理 财务部对上报的各项表单、材料审核无误,各级领导签字同意后。财务部 执行付款。 财务部付款 (2)付款规定 ? 所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资 金支出审批流程的相关规定执行。 ? 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付 款。 ? 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款 时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单,巡 签完毕后提交财务部付款。 ? 财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款,以免 影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及 时的通知采购部并汇报公司领导。 (3)合同执行 ? 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进,由采购部 负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议或补 救措施,并及时通知请购部门及公司领导。 ? 已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于 合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量,按时 履约。 ? 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未 尽事宜应及时协商并签订补充合同。 (七)验收入库与退货 (1)验收流程 采购负责人确定到货时间,提前通知质检部门做好检验准备,通知仓储部门 通知验收 做好入库准备。 到货后, 由质检部门进行质量验收, 采购负责人和仓储管理人对物品的数量、 到货验收 规格等进行验收,数量过多时,要协调供应商派专人协助现场验收。 物品经检验合格,办理入库手续。仓储人员办理入库单据,另报财务进行成 入库手续 本核算。 物品入库。根据物品特性,安排好仓位存储,并进行妥善保管。 入库 (2)报验 ? 供应单位已经履行完毕的合同,采购部应及时的通知 质检部门进行验收。 ? 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相 关规定执行。 ? 质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检, 并出具质检结果证明书,对于质检不及时延误生产部门使用 或不能入库的情况质检部门应负主要责任。 ? 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围 之内。 (3)入库 ? 公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门 的检验或验收。 ? 采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部 门,由请购部门及时安排卸货与搬运。 ? 质检部门未及时验收的,仓库在收到送货清单后应将 其作为暂存物资接受,并妥善保管。 ? 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库,并及时 出具入库清单。 ? 质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库。 (4)退、换货 ? 质检部门验收不合格的物品,由采购负责人与供应商 进行协调,办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原 因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录,做为供应商 管理评估的依据。 ? 因退、换货延长物品到货期限的,要及时告知请购部 门。如急需,根据具体情况做其它应对准备。

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